Forbedret version af Sigma Regnskab

Thomas, der har webshoppen diodepære.dk, har rettet i koden for Sigma Regnskab, så man nu kan importere en CSV-fil til kassekladden. Det gør det pludselig legende let at eksportere sine fakturaer og kreditnotaer fra PrestaShop til Sigma Regnskab.

Jeg har fået tilladelse fra Rasmus, der har skrevet Sigma Regnskab, til at lægge den modificerede version ud, så andre kan få glæde af den.  Den kan downloades her. Og modulet til PrestaShop er også blevet opdateret og kan downloades her.

Udgivet den 2. juni 2011 kl. 16:12 af admin · Permalink · Læg en kommentar
I: Bogføring

Bilag til bogføring lagret elektronisk

Bilag på papir

Selv katten synes, der er for mange bilag

Jeg har tidligere omhyggeligt skrevet alle bilag ud på papir.  Jeg udskrev f.eks. en faktura (1 stykke papir) og et bilag fra PayPal (2 stykker papir) og clipsede det hele sammen. Jeg stemplede så bilagene med min nummeratør, så jeg kunne føre dem ind i regnskabet.

Nummeratør

En nummeratør er et herligt stykke mekanik. Da jeg var lille, havde jeg stor fornøjelse af at stemple med min fars nummeratør side op og side ned.

Til mit regnskab bruger jeg Sigma Regnskab, der er ganske gratis og efter min mening rigtig godt.

Efterhånden blev det til rigtig meget papir. Så var det, jeg faldt over et indlæg på Amino, om at opbevare bilagene elektronisk i stedet for på papir. Det var lige noget jeg kunne bruge. Ikke nok med at jeg sparede papir, men det gav mig også mulighed for at automatisere nogle af opgaverne.

Jeg har brugt en del tid på at finde egnede værktøjer (helst gratis) og tilrettelægge en arbejdsgang. Her er en beskrivelse af mit setup, som du måske også kan få gavn af.

Min maskine kører Microsoft Windows. Så hvis du er på udkig efter værktøjer, der kan køre på din Apple eller UNIX-maskine, kan du ikke direkte bruge de værktøjer jeg har brugt. Men læs alligevel videre, det kan være du alligevel kan bruge det til noget.


Værktøjer

Der er krav til elektronisk lagrede bilag om, at de skal kunne udskrives på forlangende. Det kan jo ikke nytte noget, at man lige skal logge ind på PayPal og PrestaShop og hvad man ellers har for at kunne generere bilagene, så jeg besluttede mig fra starten for, at alle bilag skulle ligge som PDF-filer. Jeg har 4 kilder til bilag:

  1. Fakturaer (og kreditnotaer) fra PrestaShop.
  2. Regninger og boner på papir fra f.eks. posthuset.
  3. Fakturaer og kontoudtog fra diverse hjemmesider. Det gælder f.eks. PayPal, banken og grossister.
  4. Fakturaer (og kreditnotaer) fra regnskabssystemet.

1PrestaShop genererer direkte fakturaer i PDF, så det er jo nemt.

2Der er brug for en scanner. Her i huset er vi nået til den 3. scanner. Engang var det lidt fancy at have en scanner, nu får man dem jo nærmest smidt i nakken. I foråret købte vi en HP C4680. Den ser således ud:

HP C4680

En billig printer med scanner

Det er sådan en multifunktionsmaskine, der dog ikke kan faxe. HP har lagt noget vanvittigt irriterende software med til printeren, men faktisk er scanningsdelen ret smart. Scanneren kan nemlig scanne dokumenter direkte til PDF-filer.

3I stedet for at udskrive på papir, kan man installere en særlig driver, der gør det muligt at udskrive til en PDF-fil. Der er mange, der sælger sådan en driver, men jeg faldt for CutePDF, der er ganske gratis.

4Mit regnskabssystem baserer sig på Microsoft Access. 2007-version af Office-pakken kan direkte udskrive til en PDF-fil, men jeg kan ikke holde 2007-versionen ud, så jeg kører troligt videre med min Office 2000. Og så kan jeg jo heldigvis bruge CutePDF til at udskrive til PDF.


Stempl bilag og saml til én fil

Når nu min nummeratør skal pensioneres, har jeg brug for en måde at stemple bilagsnumre elektronisk. Der findes adskillige værktøjer der kan tilbyde “watermark” eller “stamp” af PDF-filer. Jeg fandt det gratis værktøj pdftk. Desværre kan pdftk ikke direkte stemple numre ind, men kan tage en PDF-fil, der bruges som stempel. Men hvordan får man lige lavet en PDF-fil ud fra et nummer?

CygwinDa jeg alligevel gerne ville kunne skrive nogle scripts til at automatisere arbejdsgangen, valgte jeg at installere Cygwin. Cygwin er en masse GNU-værktøjer samlet i en nydelig pakke til installation på Windows. Gør således:

Nu kan du starte en shell fra Cygwin-ikonet på skrivebordet (hvis du accepterede, at der kom en genvej). Shellen hedder bash og giver en nem mulighed for at skrive programmer (shell-scripts).

Her er et eksempel på, hvordan man kan oprette et PDF-dokument, der blot indeholder bilagsnummer 227:

echo -e ".sp 2\n.ps 20\n#227" | groff - | ps2pdf - bilagsnummer.pdf

Nu skal nummeret så blot stemples ind i bilaget. Den fil jeg har scannet ind hedder 227_1.pdf:

pdftk 227_1.pdf stamp bilagsnummer.pdf output 227.pdf

og næste bilag:

echo -e ".sp 2\n.ps 20\n#228" | groff - | ps2pdf - bilagsnummer.pdf
pdftk 228_1.pdf stamp bilagsnummer.pdf output 228.pdf

Og så skal det hele bare samles i et dokument. Jeg kalder dokumentet for år og måned, så jeg kan finde det igen:

pdftk 227.pdf 228.pdf cat output 2010-05.pdf


Regnskabets time

Når så man har alle sine PDF-filer, kan man gå i gang med bogføringen. Posteringerne fra PrestaShop importeres nemt, da jeg selv har skrevet et modul, der kan generere en CSV-fil til Microsoft Access. PDF-filerne jeg henter fra PrestaShop, har jeg sørget for har bilagsnummeret som første del af navnet. På den måde kan jeg blot ved at lægge filerne et passende sted lade et shell-script udføre hele arbejdet.

Det sidste der skal gøres, er, at importere CSV-filen i Sigma Regnskab og indtaste tallene fra de indscannede bilag.


Shell-scripts

Når jeg skal stemple bilagsnumre og samle PDF-filerne til én fil, benytter jeg diverse shell-scripts. Scriptsene passer lige til mit behov, men du kan måske bruge dem som inspiration.

Mit udgangspunkt er, at jeg opretter et katalog navngivet med år og måned. F.eks. 2010-06. Her lægger jeg så alle mine PDF-filer. Filerne fra PrestaShop er navngivet som “<bilagsnr>-<fakturanr>-<kurvnr>.pdf”. Det er dem bilag.sh behandler som de første. Resten af PDF-filerne får så stemplet de bilagsnumre, der følger efter.

Når jeg f.eks. skal kalde bilag.sh skriver jeg:

../bilag.sh

bilag.sh Stempler bilagsnumre og samler filerne til en stor PDF-fil.
merge.sh Samler fil1 og fil2 til en fil med navnet fil1.
watermark.sh Indsætter et vandmærke (f.eks. ordet “Annulleret”) i en PDF-fil.
ewire.sh Leder efter en fil, der matcher kurvnr. (cart-ID) fra PrestaShop og tilføjer den (hvis den findes) til den oprindelige fil. Jeg bruger dette, så jeg kan dokumentere udgiften til gebyret hos Ewire.

Backup

Og sidst, men ikke mindst: Husk at tage backup. Du kan brænde en CD eller DVD og lægge den et sikkert sted. Du kan også bruge f.eks. Dropbox eller SkyDrive, så dine data ligger on-line.  Men det bedste er at gemme data mange steder på en gang. Læg en CD hos din søster og på arbejdet. Gem bilagene on-line alle mulige steder, så de ikke kan gå tabt. Husk, det er din pligt at kunne fremvise bilagene på forlangende 5 år tilbage i tiden.

Udgivet den 4. juli 2010 kl. 12:13 af admin · Permalink · Læg en kommentar
I: Bogføring